In der Schweiz ist der QR-Zahlteil (QR-Rechnung) der übliche Standard für Überweisungen. Die Software kann diesen Zahlteil automatisch erzeugen und als zweite Seite an Ihre normale Rechnung anhängen.
Was ist eine QR-Rechnung?
Die QR-Rechnung ist kein Ersatz für Ihre übliche Rechnung. Sie enthält deutlich weniger Informationen als der vollständige Rechnungsbeleg und dient vor allem dazu, dass Kundinnen und Kunden die Zahlung per Banking-App einfach scannen können.
In der Software gilt:
- Seite 1: Ihre normale Rechnung mit allen Positionen, Steuern und Texten wie gewohnt.
- Seite 2: Der schweizerische QR-Zahlteil mit QR-Code, Betrag und Zahlungsreferenz.
Die Funktion ist nur für die Schweiz relevant. Kunden in Deutschland, Österreich oder anderen Ländern erhalten weiterhin nur die normale Rechnung.
Voraussetzungen bei der Bank
Für eine gültige QR-Rechnung benötigen Sie bei Ihrer Bank in der Regel:
- QR-IBAN — eine spezielle IBAN für QR-Zahlungen. Sie unterscheidet sich von Ihrer normalen Geschäfts-IBAN (andere Instituts-Identifikation, erkennbar u. a. daran, dass der QR-IID-Bereich mit der Ziffer 3 beginnt).
- BESR-ID (optional, falls Ihre Bank sie vergibt) — eine 6-stellige Nummer. Sie steht in den ersten sechs Stellen der QR-Referenz; die übrigen Stellen können z. B. Ihre Rechnungsnummer enthalten.
Beantragen Sie QR-IBAN und ggf. BESR-ID direkt bei Ihrer Bank (z. B. UBS, Raiffeisen, PostFinance). Die normale IBAN aus dem Briefbogen reicht nicht aus.
Schritt 1: Firmendaten ausfüllen
Navigieren Sie zu Einstellungen → Firmendaten und bearbeiten Sie Ihre Firma (Doppelklick auf die bestehende Zeile).
Im Abschnitt Bankverbindung finden Sie neben der normalen IBAN die beiden Felder für die Schweiz:
- QR-IBAN — hier die von der Bank erhaltene QR-IBAN eintragen (nicht die normale IBAN)
- BESR-ID — die 6-stellige Nummer der Bank, falls sie Ihnen eine zugeteilt hat
Die Felder stehen in der rechten Spalte der Bankverbindung, unter SEPA Überweisung: zuerst QR-IBAN, darunter BESR-ID.
Zusätzlich müssen für den QR-Zahlteil ausgefüllt sein:
| Bereich | Feld |
|---|---|
| Adresse | Straße/Hausnr., PLZ, Ort |
| Bankverbindung | Kontoinhaber |
| Bankverbindung | QR-IBAN |
| Bankverbindung | BESR-ID (falls von der Bank bereitgestellt) |
Wichtig: QR-IBAN und IBAN sind zwei getrennte Felder. Die normale IBAN allein reicht nicht. Ist die QR-IBAN leer, erscheint keine zweite Seite im PDF — auch dann nicht, wenn QR-Rechnungen in den Einstellungen aktiviert sind.
Speichern Sie die Firmendaten nach dem Ausfüllen.
Weitere Hinweise zu Firmendaten allgemein: Firmendaten.
Schritt 2: QR-Rechnungen aktivieren
- Navigieren Sie zu Aufträge → Rechnungen → Rechnungen erstellen V-V.
- Öffnen Sie das Register Einstellungen.
- Setzen Sie das Häkchen bei QR-Rechnungen.
- Speichern Sie die Einstellungen.
Schritt 3: Rechnung erstellen und prüfen
Erstellen Sie die Rechnung wie gewohnt — siehe Rechnung neu erstellen.
Öffnen Sie das erzeugte PDF:
- Zwei Seiten → QR-Rechnung ist aktiv; Seite 2 kann vom Kunden gescannt werden.
- Nur eine Seite → QR-Zahlteil wurde nicht erzeugt (siehe Checkliste unten).
Checkliste: Keine zweite Seite im PDF?
Wenn die Rechnung nur eine Seite hat, prüfen Sie der Reihe nach:
- Ist QR-Rechnungen unter Rechnungen erstellen V-V → Einstellungen aktiviert?
- Ist die QR-IBAN in den Firmendaten eingetragen (nicht nur die normale IBAN)?
- Sind Straße/Hausnr., PLZ, Ort und Kontoinhaber ausgefüllt?
- Falls Ihre Bank eine BESR-ID verlangt: Ist sie hinterlegt?
Die Software erzeugt keinen QR-Zahlteil, wenn die erforderlichen Felder fehlen — es erscheint dann keine Fehlermeldung, sondern einfach nur die normale Rechnung ohne zweite Seite.
Nicht verwechseln mit
| Thema | Artikel |
|---|---|
| Rechnungslayout und Texte je Zahlungsart | Rechnung: Überschriften anpassen |
| Ländereinstellungen Schweiz (MwSt., Währung CHF) | Länder - Einstellungen |
| Briefbogen mit Bankverbindung | Individualisierung Ihres Briefbogens |
Hintergrund
Der QR-Zahlteil entspricht dem schweizerischen Standard Swiss QR Bill. In der Software wird er beim Erzeugen des Rechnungs-PDFs automatisch als zusätzliche Seite angehängt — vorausgesetzt, die Firmendaten und die Einstellung sind korrekt hinterlegt.