Wann sollten Sie den Zahlungseingang zurücksetzen?
- Vor der Änderung einer bereits bezahlten Bestellung
- Vor der Stornierung einer bezahlten Bestellung
- Falls der Zahlungseingang falsch verbucht worden ist — auch nach dem Sonderverfahren bei Teilzahlung
So setzen Sie den Zahlungseingang zurück
- Navigieren Sie zu "Aufträge" und dann zu "Bestellungen".
- Suchen Sie in der Liste der Bestellungen die Bestellung heraus, bei der Sie den Zahlungseingang zurücksetzen möchten.
- Setzen Sie einen Haken in das Kästchen vor dieser Bestellposition, um sie zu markieren.
- Klicken Sie anschließend unterhalb der Tabelle auf den Button "Zahlungseingang eingeben/zurücksetzen".
- Ein Fenster poppt auf. Wenn die Bestellung bereits als bezahlt markiert ist, sehen Sie nun die Option "Zahlungseingang zurücksetzen". Klicken Sie darauf.
- Das System wird den zuvor erfassten Zahlungseingang mit einem Minus gegen die Bestellung buchen. Das bedeutet, die Bestellung gilt nun als unbezahlt.
Falsch verbuchte Teilzahlung korrigieren
Ausgangslage
Eine Bestellposition ist nur teilweise bezahlt — und der bereits verbuchte Betrag ist falsch (Beispiel: Rechnungssumme 1.000 €, verbucht wurden 200 €, aber der Betrag oder die Zuordnung stimmt nicht).
Wichtig: Einen nur teilweise verbuchten Zahlungseingang können Sie nicht direkt zurücksetzen. Die Option Zahlungseingang zurücksetzen steht erst zur Verfügung, wenn die Position vollständig bezahlt ist.
Voraussetzung: automatische Rechnungserstellung prüfen
Bei manchen Installationen wird beim vollständigen Zahlungseingang automatisch eine Rechnung erstellt. In diesem Fall dürfen Sie das folgende Verfahren nicht blind ausführen: Sobald Sie in Schritt 1 den Restbetrag verbuchen und die Bestellung vollständig bezahlt ist, würde sonst sofort eine (falsche) Rechnung entstehen.
Vor dem Start prüfen:
Menü: Rechnungen → Rechnungen erstellen V.V → Register Einstellungen
- Prüfen Sie, ob Rechnungen automatisch nach Zahlungseingang generieren aktiviert ist.
- Ist das Häkchen gesetzt → vorübergehend deaktivieren und mit Speichern bestätigen.
- Nach Abschluss des Korrekturvorgangs (Schritt 6) die Option wieder aktivieren.
Weitere Hinweise zur manuellen Rechnungserstellung: Rechnung neu erstellen.
Vorgehen
Beispiel: Summe 1.000 €, falsch verbucht wurden 200 €.
- Automatische Rechnungserstellung prüfen und ggf. deaktivieren (siehe oben).
- Restbetrag verbuchen, bis die Position vollständig bezahlt ist (im Beispiel die fehlenden 800 €). Anleitung zum Verbuchen: Zahlungseingang verbuchen - E-Wallet.
- Bestellposition markieren → Bezahlen → Zahlungseingang zurücksetzen. Damit wird der gesamte bisher verbuchte Betrag (im Beispiel 1.000 €) zurückgesetzt; die Position gilt wieder als unbezahlt.
- Den korrekten Zahlungseingang neu verbuchen (richtiger Betrag, richtiges Datum).
- Falls nötig: Rechnung manuell erstellen — siehe Rechnung neu erstellen.
- Automatische Rechnungserstellung wieder aktivieren, falls Sie sie in Schritt 1 abgeschaltet hatten.
Kurzüberblick
| Schritt | Aktion |
|---|---|
| 0 | Automatische Rechnungserstellung bei Zahlungseingang prüfen → ggf. aus |
| 1 | Rest verbuchen → Position vollständig bezahlt |
| 2 | Zahlungseingang zurücksetzen (gesamte Summe) |
| 3 | Korrekten Betrag neu verbuchen |
| 4 | Rechnung prüfen/erstellen |
| 5 | Auto-Rechnung wieder einschalten |